OKR چیست و چرا انقدر محبوب است؟

اهداف و نتایج کلیدی (objective and key results) یا همان OKR یک فرآیند محبوب برای تنظیم، ارتباط و نظارت بر روی اهداف است که معمولاً به‌صورت فصلی (سه‌ماهه) برنامه‌ریزی می‌شود. ابتدا این موضوع توسط Andy Grove رئیس اینتل اجرا شد و سپس مورد استقبال گوگل قرار گرفت.

کاربرد OKR در سازمان‌ها

به‌طورکلی سازمان‌ها بزرگ مانند گوگل، اوراکل، توییتر، لینکدین، اینتل و… به این دلیل از OKR استفاده می‌کنند که هر فرد بداند دقیقا هرکسی در سازمان مشغول انجام چه کاری است، چه‌کارهایی انجام داده و قرار است چه‌کارهایی انجام دهد.

این شیوه یک مدل معروف است که روز به روز پیشرفته‌تر می‌شود و امروزه سیستم‌هایی مخصوص اینکار طراحی‌شده که سازمان‌های بزرگ از آن استفاده می‌کنند.

برای مثال:

فرض کنید یک سازمان دارای واحد‌های مختلفی است که هر واحد بر روی یک پروژه مجزا کار می‌کنند معمولاً سازمان‌ها برای سپردن وظایف از Sticky Notes استفاده می‌کنند و روی جدولی که طراحی می‌کنند وظایف هر کس را با این برچسب‌ها جلوی اسمش می‌چسبانند. از آن‌طرف هر فرد برای اینکه بداند دیگر اعضا تیم مشغول چه‌کاری هستند باید به سراغ این جدول بیاید و وظایف سپرده‌شده به آن فرد را مشاهده کند؛ اما نمی‌تواند بفهمد که کار تا چه حدی جلو رفته است مگر اینکه به سراغ فرد برود و از او سؤال بپرسد حال فرض کنید یک تیم ۲۰۰ نفره روی یک پروژه کار می‌کنند و فهمیدن اینکه هر فرد چه میزان پیشرفت در کارش داشته چقدر کار سختی است.

دقیقا همین موضوع سازمان‌ها بزرگ را وادار کرد تا از OKR استفاده کنند و به فرآیند‌ها و اهداف خود نظم ببخشند و نظارت درستی بر عملکرد هر فرد داشته باشند.

نتیجه محور یا عملکرد محور مسئله این است …!

در ایران به شدت شاهد این موضوع هستیم که کارمندان شرکت‌ها حوزه تکنولوژی رأس یک ساعت خاص وارد شرکت شده و رأس یک ساعت خاص از شرکت خارج می‌شوند اما وقتی نگاهی به شرکت‌ها و سازمان‌ها بزرگ خارج از ایران می‌اندازیم می‌بینیم که هیچ‌گونه ساعت مشخصی برای کارمندان خود تعریف نمی‌کنند.

دلیلی که شرکت‌ها بزرگ مانند گوگل از نداشتن ساعت کاری مشخص برای کارمندان خود دارند این موضوع است که:

ما در گوگل به هر فرد وظایف مشخصی را می‌سپاریم و بر اساس توانایی‌ها و سرعت عمل فرد یک روز و ساعت مشخص برای تحویل آن وظیفه مشخص می‌کنیم اینکه فرد برای انجام آن وظیفه چه ساعاتی را در شرکت حضور دارد یا خیر برای ما اهمیتی ندارد. هر ساعتی در روز یا شب که فرد بخواهد می‌تواند در شرکت حاضر شود و هر ساعتی می‌تواند از شرکت خارج گردد مهم این است که آن فرد TASK مشخص را در روز و ساعت مشخص‌شده تحویل دهد و ما با سیستم OKR رفتار و سرعت پیشرفت آن فرد در کارش را رصد می‌کنیم نه ساعات حضور و عدم حضورش را.

بسیاری از شرکت‌ها بزرگ به شدت نتیجه محور هستند و اصلاً برایشان حضور و عدم حضور مهم نیست و در فرایند‌های استخدامی خود به دنبال افرادی هستند که به شدت متعهد بوده و بتواند با فرهنگ‌سازمانی حاکم آن‌ها منطبق شود.

حال شاید بگویید تمامی این توضیحات چه ارتباطی با OKR دارد اما تمامی این حاشیه رفتن‌ها یک دلیل دارد و آن این است که:

((مکانیزم OKR می‌تواند ترکیب نتیجه محوری و عملکرد محوری را در سازمان شما رشد دهد))

ساختار OKR به چه شکلی است ؟

بر اساس قاعده یک OKR درست باید شامل این چهار مورد باشد :

قابل اندازه گیری بودن : یک OKR صحیح باید قابل سنجش و اندازه‌گیری باشد برای مثال “مشتریان بیشتری بیابید” قابل اندازه گیری نیست و یک OKR صحیح را باید بتوان با عدد ، درصد اندازه گیری نمود .

تعین زمان: یک OKR درست باید بر اساس زمان و تاریخ باشد و یک وظیفه در یک روز آغاز و در یک روز پایان می یابد.

در دسترس بودن: تمامی اهداف باید قابل مشاهده برای تمامی اعضا باشد نه فقط برای مدیران و یا افراد خاصی در شرکت. این امر به بالا رفتن عملکرد در سازمان‌ها به شدت کمک میکند.

کمی بلند پروازانه: در هنگام سپردن وظایف به افراد تیمتان کمی چالش ایجاد کنیدبهتر است کمی اهداف بلند پروازانه داشته باشید اما توجه داشته باشید که قابل اجرا توسط تیم یا فرد باشند. مدیرانی که از OKR استفاده می‌کنند دوست ندارند تیمشان به روی اهداف کوچک و بی‌اهمیت کار کنند بدون اینکه چالشی داشته باشند.

اما ساختار اصلی OKR به صورت زیر است :

برای ساخت یک OKR باید به دو سوال مهم پاسخ دهید

۱٫ به کجا یا چه چیزی میخواهیم برسیم؟

 2. چگونه خواهم فهمید که به اهداف تعریف شده دست یافته‌ام؟

۱- اهداف : معمولا با تعیین ۳ تا ۵ هدف برای تیم یا شخص شروع کنید همانطور که ذکر شد بهتر است اهداف بلند پروازانه ، دارای محدودیت زمانی و قابل اجرا توسط فرد یا تیم باشد.

۲- نتایج : هر هدف مسلما یک نتیجه‌‌ای خواهد داشت پس شما باید در زیر و یا در مقابل هر هدف نتیجه آن را مشخص کنید که می بایست نتایج قابل سنجش و ارزیابی باشند. به مثال زیر توجه کنید :

هدف ۱ : برنامه ریزی برای تعیین جلسات سه ماهه انگیزشی برای تیم‌ها

هدف ۲ : مصاحبه با ۱۵ کارمند برای شناخت نیاز و مشکلات آنها

هدف ۳ : پیشنهاد کلاس‌ها فوتبال به صورت هفتگی برای کارمندان

هدف ۴ : گرفتن سوالات سنجش رضایت کارمندان به صورت ماهانه

نتایج : بهبود رضایت کارکنان و شادی آنها در شرکت

نکته :

OKR فقط برای ارزیابی کارکنان نیست بلکه برای رسیدن به اهداف سازمان و سنجش آن نیز استفاده میشود.  

نحوه سنجش OKR

معمولا برای سنجش OKR نمره ای بین ۱ تا ۱۰ در نظر می‌گیرند اما این نمره نسبی است و می توانید به دلخواه خود هر عددی را برای سنجش در نظر بگیرید و بر اساس آن OKR خود را ارزیابی کنید اما اگر نمره سنجش خود ۱ تا ۱۰ در نظر بگیرید یک OKR موفق باید حداقل نمره ۶ به بالا را بگیرد.