نگاهی کلی به مصاحبه تلفنی و روش‌های آن

زمانی که برای استخدام  یک فرد مناسب ،در یکی از سایت های کاریابی یا سیستم های  ATS یا روش های دیگر یک آگهی استخدام منتشر می کنیم ،در مدت زمان کوتاهی ، با انبوهی از رزومه های ارسال شده مواجه می شویم.

مسلما همه‌ی این افراد واجد شرایط مورد نظر نیستند. همچنین  امکان مصاحبه‌ی حضوری با همه‌ی افرادی که رزومه های ایشان حداقل های مورد نظر را دارا می باشند ،نیز وجود ندارد. حال سوالی که پیش می آید این است که باید چه کرد؟ چگونه از بین حجم وسیعی از رزومه ها ،افراد مناسب را برای مصاحبه‌ی حضوری گزینش کنیم ؟ در واقع در اینجا است که اهمیت مصاحبه‌ی تلفنی آشکار می شود.

مصاحبه‌ی تلفنی چیست؟

مصاحبه ی تلفنی یک بخشی از فرآیند استخدام کارکنان یک سازمان است . در واقع  یکی از بخش های کلیدی روند استخدام ،مصاحبه ی تلفن است،که مشخص می کند ،آیا فرد شرایط اولیه برای حضور در مصاحبه‌ی حضوری را دارا است یا خیر مصاحبه‌ی تلفنی مهم ترین بخش ارزیابی  اولیه کارکنان توسط کارفرمایان یا همان مرحله ی سرند کردن اولیه است. موفق بودن مصاحبه‌ی تلفنی نشان دهنده‌ی این است که می توان از فرد برای شرکت در مصاحبه ی حضوری، دعوت به عمل آورد.

یک مصاحبه تلفنی ،چه تفاوت ها و شباهت هایی با یک مصاحبه حضوری دارد؟

مسلما همان طور که از عنوان مشخص است ،مصاحبه‌ی تلفنی هم مانند مصاحبه ي حضوری ،یک مصاحبه است. برخلاف مصاحبه‌ی حضوری  در یک مصاحبه‌ی تلفنی مکان مشخصی تعیین نخواهد شد . به همین دلیل  زمان کمتری از کارفرما و کارجو خواهد گرفت . کارفرما و کارجو در مصاحبه تلفنی، فقط از طریق کلام با هم در ارتباط هستند و هیچگونه ارتباط چشمی بر قرار نخواهد بود. در نتیجه  امکان بررسی زبان بدن ،ظاهر و سایر ویژگی هایی که نیاز به نیاز به دیده شدن دارند، وجود نخواهد داشت. اما ماهیتا یک مصاحبه است، بدین معنا که می تواند منجر به انتخاب یا عدم انتخاب فرد برای ادامه مسیر استخدام شود.

 مزیت یک مصاحبه تلفنی در صورت خوب اجرا شدن چیست؟

انتخاب کارکنان شایسته برای موفق شدن یک سازمان، امری بسیار ضروری طلقی می شود. به همین دلیل اجرای فرآیند استخدام با دقت کافی و روش های به جا و مناسب برای انتخاب یک فرد شایسته بسیار ضروری است.

مصاحبه‌ی تلفنی نیز به عنوان بخش مهمی از پیش گزینش افراد یا به اصطلاح مرحله‌ی سرند کردن افراد ،از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. به این دلیل که با پرسیدن سوالات درست و به جا میتوان مناسب ترین افراد را برای شرکت در مصاحبه‌ی حضوری انتخاب کرد ،در نتیجه از اتلاف زمان و هزینه جلوگیری نمود.

چگونه می توان یک مصاحبه‌ی تلفنی موفق داشت؟

همان طور که گفتیم ،اولین مرحله برای یک مصاحبه‌ی تلفنی، انتخاب رزومه هایی است که حداقل ویژگی های مد نظر را داشته باشند. سپس می توان از طریق ایمیل یا شبکه های پیامرسان ،زمان مناسب برای مصاحبه‌ی تلفنی را به متقاضی اعلام نمود .البته امکان تماس بدون اطلاع قبلی نیز فراهم می باشد اما بهتر است که از قبل زمان را اعلام کرده تا فرد بتواند با آمادگی کامل در صاحبه تلفنی شرکت کند .

گاهی دیده شده که در یک مصاحبه تلفنی که بدون اطلاع قبلی انجام شده میزان استرس بالایی به فرد متقاضی وارد شده است به طوری که به درستی نتوانسته در  مصاحبه‌ی تلفنی شرکت کند .یا این که فرد متقاضی ،در آن زمان در شرایط مناسبی برای صحبت کردن قرار نداشته است.

بعد از تعیین زمان مناسب برای مصاحبه‌ی تلفنی، بهتر است کارفرما یک لیست از سوالتی که قصد دارد از متقاضی بپرسد از پیش آماده کند تا مصاحبه در یک چهارچوب معین و طبق برنامه پیش برود.

سپس در زمان مقرر ، تماس برقرار شده و سوالات پرسیده شود. سپس اگر شرایط مورد نظر مناسب بود بهتر است یک تایم برای مصاحبه ی حضوری در همان تماس مقرر شود و یا اینکه با گفتن جمله ی :”بهتر است در مورد فلان موضوع به صورت حضوری صحبت کنیم.” یا این جمله که “ مایلیم با شما حضورا آشنا شویم تا بتوانیم به نقاط مشترکی برسیم .” به فرد اعلام کنیم که تمایل داریم که یک جلسه‌ی مصاحبه حضوری داشته باشیم.

به طور کلی باید برای یک مصاحبه تلفنی این مراحل ها میتوان دنبال کرد :

۱. آماده کردن لیست سوالات از قبل

۲. تهیه خلاصه ای از پاسخ های افراد

۳. استفاده از نرم افزار هایی مانند اکسل برای مدیرت اسامی متقاضیان و زمان مصاحبه ی هر کدام

۴. برند یا سازمان کارفرمارا باید به درستی معرفی شود

۵. تعیین زمان مصاحبه‌ی حضوری

چه سوالاتی باید در یک مصاحبه تلفنی بپرسیم؟

چقدر با فعالیت های شرکت ما آشنا هستید؟

چرا قصد ترک محل کار فعلیتان را دارید؟

حقوق و دستمزد فعلیتان چقدر است؟

توانایی های کلیدی شما چیست؟

آیا می توانید روایتی از تجربیات خودتان بگویید که توانایی های کلیدی شما در آن نقش مهمی را داشته باشد؟

چرا ما را انتخاب کردید؟

آینده کار در سازمان ما را چه می بینید؟

و در پایان به عنوان نکته‌ی پایانی این که ، عنوان فرد مصاحبه‌ کننده پشت تلفن لبخند بزنید و سعی کنید مصاحبه‌ را با لحنی دوستانه ولی رسمی پیش ببرید. سعی کنید تا حد امکان خاطره‌ی خوبی از این مصاحبه‌ در ذهن افراد باقی بماند.

،به این دلیل که حتی اگر این فرد گزینه های مناسب مد نظر را دارا نبود، ولی می توان به عنوان فردی که یک تجربه‌ی کوتاه با سازمان داشته است ،به عنوان سفیر سازمان عمل کند و در تصویری که از برند یا سازمان در ذهن سایرین ساخته می شود ،تاثیر داشته باشد.