مصاحبه خروج،شاه کلید فراموش شده‌‌‌‌ی منابع انسانی ایران

مصاحبه ی خروج از کار (EXIT INTERVIEW)چیست؟

بسیاری از مدیران نگران ترک سازمان توسط کارکنان ارزشمند خود هستند و تلاش می کنند مانع خروج  کارکنان از سازمان شوند. واقعیت‌ این است که شما هرگز نمی‌توانید تمامی کارکنان ماهر و توانمند خود را حفظ کنید. امروزه در بسیاری از سازمان‌های پیشرو در هنگام ترک شغل  توسط یکی از کارکنان مصاحبه ای ترتیب داده می شود. این مصاحبه که از آن به عنوان  مصاحبه ی خروج از سازمان نام برده می شود، یک ابزار بسیار مهم و کاربردی برای کشف نقاط ضعف و قوت سازمان است.

با انجام مصاحبه ی خروج از کار چه اطلاعاتی به دست می آوریم؟

-ممکن است فرصت  های رشد و آموزش برای کارکنان به حد کافی فراهم نباشد.

-میزان پرداختی ها ممکن است نامناسب بوده و با حجم کار و سختی کار متناسب نباشد.

-ماهیت کار خسته کننده است و نیاز به طراحی مجدد دارد.

-مدیریت بسیار سهل گیرانه یا بسیار سخت گیرانه است.

-شرایط محیط کار نامطلوب،نا ایمن است.

-در محیط کار تبعیض وجود دارد ویا ارتباط درستی مابین کارکنان وجود ندارد.

ساعات کاری با زندگی شخصی افراد متناسب نیست.

معنی ترک شغل این نیست که شخص از سازمان ما متنفر است!

مصاحبه خروج دو هدف اصلی را دنبال میکند:

۱-بازخورد : یکی از اهداف مصاحبه این است که دید شفاف تری درباره عملکرد شرکت و دلایل خروج کارکنان ارزشمند از شرکت  پیدا کنیم.

دلایل مختلفی برای ترک سازمان توسط کارکنان وجود دارد از جمله:  رضایت شغلی، تمایل برای شرایط شغلی بهتر، پیشنهادات مناسب تر سایر سازمان ها، از کار افتادگی، بازنشستگی و … . گذشته از دلایل خروج از کار ، می توان با آگاهی از علل ترک سازمان و ایجاد تغییرات لازم، مانع از خروج سایر کارمندان ارزشمند سازمان شد. در هرصورت هنگامی که کارکنان ما برای خروج از سازمان مصمم هستند ، مصاحبه خروج باعث آگاهی مدیران و فهم هرچه بهتر دیدگاه های کارکنانشان می شود. گروهی معتقدند  که دیگر کار از کار گذشته و تصمیم فرد برای خروج جدی است و مصاحبه  خروج فایده ای ندارد اما در نظر خبرگان منابع انسانی ، این افراد بهترین منابع برای شناسایی ایرادات و مشکلات سازمان هستند. و از آنجایی که دیگر تعارفی با سازمان ندارند بدون محافظه‌کاری معایب سازمان را بیان می‌کنند. برای ایجاد اعتماد بهتر است مصاحبه‌های خروج بعد از تسویه حساب مالی با کارکنان صورت بگیرد. افراد نباید حس کنند که اظهار نظرشان در سیستم پرداخت و دریافتی آن ها تاثری خواهد گذاشت.

۲ – ثبت دانش : هدف دیگری که از  این نوع مصاحبه  ها به که عنوان مصاحبه ی خروج شناخته می شوند ، دنبال می شود  استخراج دانش فراگرفته شده توسط فرد مصاحبه شونده است. بهتر است نوع دانشی را که را که برای ثبت در نظر گرفته شده است قبل از مصاحبه مشخص شود. در زمان مصاحبه نیز تمرکز بر آن باشد که دانش ثبت شده برای نفرات بعدی مفید باشد. در مورد دانش آشکار یک نسخه از تمامی اسناد کاغذی و دیجیتال که فرد در کار خود از آن استفاده کرده یا آن را تولید کرده است گرفته شود تا بتواند در اختیار نفرات بعدی قرار گیرد. در زمینه دانش ضمنی و ذهنی هم باید با استفاده از همکاران متخصص تجریبات و مهارت های فرد  مستند و مکتوب شود تا با خروج فرد دانش وی در سازمان باقی بماند.

چرا یک مصاحبه خروج از سازمان می تواند مهم باشد؟

افرادگاها به دلایل مختلفی میتوانند از شرایط کاری خود ،ناراضی باشند.به هر میزان که  نارضایتی از کار  و شرایط شغلی بالا برود، تعهد سازمانی فرد به سازمان نیز کم خواهد شد. برای اطلاع بیشتر ببینید: عوامل کاهش تعهد فرد به سازمان.

نحوه ی مصاحبه ی خروج از کار:

مصاحبه خروج  را می‌توان بسته به میزان همکاری و صمیمیت فرد به شکل‌های مختلفی از جمله مصاحبه رو در رو، تلفنی یا از طریق ایمیل انجام داد.

امروزه با روی کار آمدن ،سیستم های مدیریت منابع انسانی  (HRMS) .میتوان این گونه مصاحبه ها را به صورت آنلاین و مجازی نیز انجام داد.

همان طور که در بالا گفتیم ، بهتر است برای ایجاد اعتماد بهتر است مصاحبه‌های خروج بعد از تسویه حساب مالی با کارکنان صورت بگیرد.

سعی نکنید با کرمندی که تصمیم به خروج از سازمان شما گرفته است با خصومت رفتار کنید.تا حد ممکن رفتاری داشته باشد که به صمیمیت فضا کمک کند. د راین شرایط شاهد نتیجه ی بهتری از مصاحبه خروج خواهید بود.

همچنین یکی از نقاط مورد توجه در مورد مصاحبه خروج ایجاد اطمینان و صمیمیت در مصاحبه است تا فرد بی واهمه و صریح هرچه در مورد سازمان در ذهن دارد عنوان نماید استفاده از مشاوران خارجی به دلیل وابستگی کمتر به سازمان می تواند در این مورد بسیار مفید باشد.

در مصاحبه ی خروج از سازمان چه سوالاتی باید بپرسیم؟

 سوالات مصاحبه خروج می‌تواند موضوعات متنوعی را در بر بگیرد اما مهمترین این موضوعات  می تواند شامل موارد زیر باشد :

۱- دلایل اصلی ترک سازمان

۲- بررسی نظام ارزیابی عملکرد و نظام جبران خدمات

۳- تغییرات پیشنهادی برای سازمان

۴- توصیف و عیب یابی فرهنگ سازمانی

۵- مزایای شغل و سازمان جدید

و در آخر به یاد داشته باشید که خروج از سازمان توسط کارکنان یک امر اجتناب ناپذیر است .این افراد به علت تجربه ی حضور در سازمان شما بهترین کسانی هستند که میتوانند نقاط ضعف و قدرت سازمان را برای شما روشن کنند. این افراد در واقع سفیران سازمان شما هستند . حتی در فوق العاده ترین سازمان ها هم کارکنان سابق وجود دارند.این افراد خواه ناخواه نظرشان را در مورد سازمان شما به سایرین خواهند گفت.پس بهتر است قبل از این که سایرین از این نقاط ضعف و قدرت آگاه شوند خودتان دست به کار شوید و با یک مصاحبه ی خرج از کار مناسب ،این نکات را به دست بیاورید.

برای دیدن یک نمونه فرم سوالات مصاحبه ی خروج از سازمان میتوانید به این مطلب مراجعه کنید.

فرم مصاحبه خروج از سازمان