شا‌خص‌های ارزیابی عملکرد

چرا ارزیابی عملکرد؟

همانطور که میدانیم ارزیابی عملکرد (Performance measurement) به معنی اندازه گیزی میزان عملکرد افراد برای تعیین میزان شایستگی آنهاست. اما از جهتی یکی از مورادی که در سازمان‌های چابک مطرح است این است که:

“آیا نباید میزان شایستگی افراد را در همان بدو استخدام سنجید؟ پس اگر قرار است شایستگی کارکنان را بسنجیم، مفهوم deligation دقیقا به چه معناست؟”

موضوعی که میخواهیم در این مقاله به آن بپردازیم نیز پرداختن به خوبی‌ها و بدی‌های ارزیابی عملکرد است. همچنین بررسی خواهیم کرد که این ارزیابی مناسب چه سازمان هایی است و چرا نباید هر سازمانی ارزیابی عملکرد داشته باشد.

اگر قرار است شایستگی کارکنان را بسنجیم، مفهوم deligation دقیقا به چه معناست؟

ارزیابی عملکردی که ما از آن حرف میزنیم، بدین منظور در یک سازمان اجرا می‌شود که به کارکنان کمک کند تا وظایفی را که به آنها سپرده می‌شود را بهتر از قبل انجام دهند و اصلا به معنی هویج و چماق عمل نمی‌کند. در واقع یک روش برای پرداختن به نوع عملکرد فرد در انجام وظایف خویش و ارائه راهکارهای مناسب برای افزایش کیفیت و سرعت و همچنین پیشرفت فرد در مسیر شغلی اوست.

این موضوع نیز درست است که باید در هنگام استخدام افراد، میزان شایستگی آنها را سنجید و سطح مهارت‌های آنها را ارزیابی کرد، ولی این مورد در خصوص ارزیابی شایستگی‌های مهارتی و شخصیتی افراد قبل یا در زمان استخدام است و ما در این مقاله قرار است در خصوص ارزیابی عملکرد کارکنان صحبت کنیم. (منظور افرادی است که در سازمان ما استخدام شده و مشغول فعالیت هستند)

انواع روش‌های ارزیابی عملکرد:

ارزیابی عملکرد دارای یک جنبه بیرونی و یک جنبه درونی است. جنبه بیرونی آن توسط واحد منابع انسانی در سازمان‌ها انجام می‌شود ولی جنبه درونی آن نیاز به آموزش و کسب مهارت دارد که خود فرد، خود را ارزیابی می‌نماید و اصطلاحا به آن خود ارزیابی یا self-assessment گویند.

نمی‌توان گفت که ارزیابی بیرونی اثربخشی بالاتری دارد یا بیرونی، زیرا هر دو به گونه‌ای در یک راستا نقش خود را بازی می‌کنند اما ارزیابی بیرونی از آن جهت که توسط افراد مختلف انجام و بررسی میشود، احتمال خطا کمتری دارد تا ارزیابی‌های درونی، از طرفی دیگر ارزیابی درونی می‌تواند باعث بالا فتن انگیزه درونی و بهره وری فرد شود که به شدت با ارزش است. بهتر است کمی بیشتر در خصوص خود ارزیابی صحبت کنیم و با آن آشنا شویم.

خود ارزیابی (self-assessment) چیست و چه کاربردی دارد؟

بحث خود ارزیابی بر ۵ پایه استوار است که شامل:

۱) من قهرمان

۲) من راستگو یا منتقد

۳) من هدفمند

۴) من پیگیر

۵) من حرفه‌ای

من قهرمان =  فرد برای هدف‌هایی که تعیین کرده و موفقیت‌های بزرگ کوچکی را که بدست آورده را به خود یاداور و متذکر میشود.

من راستگو یا منتقد = فرد موفقیت و شکست‌های خود را مورد بررسی و تحلیل قرار می‌دهد. در واقع بررسی می‌کند که چقدر با خود روراست بوده و یا چقدر از خود انتقادهای بیجا و بی دلیل داشته است.

من هدفمند = فرد برای خود هدف گذاری‌های کوتاه مدت و بلند مدت می‌کند. در این بخش است که ساختارهای سازمانی سالم تلاش میکنند تا هدف‌های فرد را به هدف‌های سازمان گره بزنند.

من پیگیر = فرد مسیر موفقیت‌های خود را بررسی کرده و در صورت لزوم راهکارهای بهتری را جایگزین راهکارهای قبلی می‌نماید تا بتواند در زمان کمتر و با کیفیت بیشتری به موفقیت و اهداف خود دست یابد.

من حرفه‌ای = فرد یک من دوم از خود در این بخش میسازد تا مراقب تصمیم‌ها و اهدافی که انتخاب میکند باشد و به او تذکر دهد.

هر کدام از این ۵ مورد به صورت کلی معرفی گردیدند اما برای آموزش هر یک از این موارد به کارکنان، موارد زیادی در نظر گرفته میشود و کارگاه‌های زیادی برگزار می‌گردد. خود ارزیابی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا افراد سازمان خود را از entity theory بودن به سمت incremental theory بودن ببرند. جهت مطالعه بیشتر در خصوص entity theory و incremental ها، بر روی لینک زیر کلیک کنید:

تفاوت entity و incremental

انجام چنیی تحولی به معنی کاهش هزینه‌های یادگیری و خروج افراد از سازمان و درک درست افراد از اثربخشی سازمان در رشد جامعه و افراد است.

ارزیابی عملکرد در چه سازمانی جواب نمی‌دهد؟

دنیل اچ پینک، در کتاب معروف خود با نام انگیزه، یک سازمان پویا را اینطور توصیف می‌کند:

” سازمان پویا، سازمانی است که بتواند کارکنان خود را به سمت سه شاخص استقلال عمل، تبحر یا مهارت، و آرمان هدایت نماید.”

میهای چیکسنتمیهایی یکی از نظریه پردازان معروف در حوزه خلاقیت و روانشناسی مثبت گرا، شغل را به دو دسته خطی و اکتشافی تقسیم کرده است. شغل‌های خطی آنهایی هستند که میزان خلاقیت و نوآوری در آنها پایین است و دستور عمل مشخصی برای انجام آن وجود دارد ولی شغل‌های اکتشافی کاملا برعکس هستند و نیاز به خلاقیت و نوآوری زیادی دارند و از دستور عمل مشخصی برای انجام دادن پیروی نمی‌کنند.

حال وقتی سازمانی تماما از دستورالعمل‌های خطی پیروی میکند و در آن کارهای اکتشافی کمی رخ می‌دهد، ارزیابی عملکرد در این سازمان‌ها نقش هویج (پاداش) و چماق (تنبیه) را بازی می‌کند. اما در سازمانی که برعکس این موضوع است و در آن خلاقیت و نوآوری عامل مهمی محسوب می‌شود، ارزیابی عملکرد فقط باید برای این موضوع انجام شود که به افراد کمک کند تا راهکارهای بهتری برای افزایش نوآوری و خلاقیت خود پیدا کنند. زیرا پیاده سازی سیستم هویج و چماق در این ساختار نوآورانه، باعث کاهش رضایت شغلی و انگیزه می‌شود، زیرا افراد مدام خود را زیر ذره بین حس می‌کنند که یکی از عوامل مهم کاهش خلاقیت است.

البته بسیاری از نظرات در خصوص وصل شدن ارزیابی عملکرد به سیستم حقوق و دستمزد وجود دارد و مخالفین و موافقین زیادی دارد ولی به گفته دنیل پینک، برای شغل‌های با دستور العمل خطی، سیستم هویج و چماق کارساز است و میتوان عملکرد افراد را ارزیابی و به سیستم حقوق و دستمزد وصل نمود اما باید پارامترهای درستی برای ارزیابی انتخاب کرد که کارکنان برای رسیدن به هدف به هر راهی دست نزنند.

 5 هدف مهم در ارزیابی عملکرد

تقریبا میتوان گفت که در بیشتر صنایع و سازمان، ارزیابی عملکرد برای تحلیل و بررسی این ۵ مورد به کار گرفته می‌شود:

۱) مهارت ارتباط

۲) همکاری و کار تیمی

۳) مهارت حل مسئله

۴) اثربخشی حضور، میزان دقت و قابلیت اعتماد

۵) توانایی تحقق اهداف تعیین شده

تقریبا بیشتر سازمان‌های امروزی با استفاده از سیستم‌های ارزیابی عملکرد، کارکنان خود را ارزیابی می‌کنند. اما نکته‌ای که باید به آن توجه کرد نتیجه حاصل شده برای هر نفر پس از ارزیابی و رویکرد سازمان نسبت به نتیجه آن است. هر سازمانی برای ارائه نتیجه عملکرد فرد و دادن بازخورد راهکارهای خاص خود را داراست. اما توجه به این نکات نیز خالی از لطف نیست:

صادق باشید

هیچ کارمندی بی اشکال نیست ولی باید در خصوص مسئله‌ای که در خصوص آن فرد‌ میدانید و ممکن است بر روی تیم اثر منفی بگذارد، باید صادق باشید و با فرد صحبت کنید.

وقتی شما متوجه آن می‌شوید که شخصی عملکرد ضعیفی دارد، مطمئن باشید مدت‌هاست که بقیه اعضاء تیم این را می‌دانند و رویکرد شما در خصوص این موضوع به شدت برای آنها مهم است. پس بهتر است احساسات و روابط را کنار گذاشت و با فرد و تیم در خصوص این جنس موضوعات صادق بود.

به صورت حضوری و یکی به یک باهم صحبت کنید

وقتی قرار است بازحورد یا  فیدبک‌های خود را به فرد در خصوص عملکردش ارائه دهید، بهتر است در یک فضای راحت با اتمسفری آرامش بخش باشد، زیرا قرار است یک مکالمه در خصوص عملکرد فرد بین شما و او صورت گیرد و قرار است شما نظرات فرد را در خصوص این نوع عملکرد بشنوید. در واقع قرار نیست جلسه بازجویی برگزار کنیم بلکه میخواهیم در کنار یکدیگر دلایل را بررسی و مرور کنیم تا بتوانیم در آینده راهکارهای بهتری برای فرد در نظر بگیریم.

مثال بزنید و بعد اشاره کنید

ممکن است در خصوص برخی افراد، مستقیما اشاره کردن به موضوع پیش آمده کمی سخت باشد. به همین دلیل در اینگونه مواقع توصیه میشود که مثال یا داستان قابل فهم و مرتبط با موضوع تعریف کرده و سپس موضوع و داستان را بهم ربط داده و برای فرد توضیح دهید.

پایان خوش مهم است

منظور این است که باید بعد از دادن بازخوردهای مختلف به فرد در خصوص عملکرد او، حس بد و منفی در فرد باقی بماند و بهتر است یک جمع بندی فکر شده بر اساس شخصیت فرد داشته باشیم تا همراهی و اعتماد ما را حس کرده و با حس بهتر و شخصیت پذیرا تری جلسه را ترک کند.

گاهی نقش حامی و رفیق را داشته باشید

منظور پدری کردن و حامی بودن به آن شکل نیست بلکه استفاده از کلماتی از جنس حس حمایت و همدلی در صحبت‌هاست. اینکه فرد بداند که در دستاورد شرکت چه نقشی داشته، چقدر در رسیدن به اهداف سهیم بوده، خلاقیت یا نوآوری و تلاش او چقدر به دیگران کمک کرده، توانایی مدیریت و رهبری او چقدر کارساز بوده و حرفایی از این جنس به شما کمک می‌کند تا فرد خود را در گوشه رینگ نبیند و کمی کنار شما بنشیند و راحت تر و پذیراتر به سخنانتان گوش دهد.

 13 شاخص برای ارزیابی جنبه‌های مختلف کارکنان که باید بدانید؟

در این بخش پارامترهایی که در ارزیابی عملکرد در جنبه‌های مختلف پارامترهایی را معرفی نمودیم که به شما کمک می‌کند تا یک برنامه ارزیابی عملکرد از جنبه های مختلف را تدوین کنید.

پارامترهای ارزیابی موفقیت

با استفاده از یا بوسلیه روش‌های X ، عملکرد را افزایش/کاهش دادیم.

موفقیت‌های حاصل شده بیش از انتظار در هر واحد شامل …. (سند دقیق موفقیت را بنویسید)

در توسعه برنامه‌ها، استراتژی هایی که نتیجه X را دادند عالی/فاجعه بوده‌اند.

تولید با روش X کیفیت بهتر/بدتری داشته است.

هدف X توانست بهره وری را در افراد به میزان X درصد افزایش/کاهش دهد.

پارامترهای ارزیابی کیفیت کار (Work quality)

فرد به میزان X توانسته است اهداف مدیران و سازمان را محقق کند

توانایی‌های عملکردی و بالقوه فرد در امسال به میزان X درصد افزایش/کاهش داشته است

میزان خطای فرد در کار به میزان X درصد کاهش/افزایش داشته است

عملکرد فرد توانسته است درصد رضایت مشتریان را به میزان X درصد افزایش/کاهش دهد

پارامترهای ارزیابی میزان بهره وری (Work quantity)

عملکرد فرد توانسته است که میزان فروش را تا X درصد/تومن افزایش یا کاهش دهد

میزان عملکرد فرد  N (دقیقه، خط کد، تماس و..) افزایش/کاهش داشته است.

سرعت فرد در رسیدن به نتایج به میزان N دقیقه رشد/کاهش داشته است.

پارامترهای ارزیابی اثربخشی فعالیت‌ها (Work efficiency)

در این بخش می‌بایست بعد ارزیابی موفقیت، کیفیت و بهره وری کار کارکنان، می‌توانید بسنجید که این فرد در رسیدن سازمان به اهداف سالیانه، ماهیانه و چشم اندازها چه نقشی داشته است. در واقع اثربخشی باید به شما کمک کند تا بتوانید آینده را پیش بینی نموده و تصمیمات بهتری را اخذ کنید.

حقوق و دستمزد بر اساس ارزیابی عملکرد درست است یا خیر؟

برای پاسخ دادن به این سوال، شما می‌بایست ابتدا به این دو سوال پاسخ دهید:

۱) ارزیابی عملکرد را چگونه و با چه معیارهایی می‌سنجید؟

۲) چگونه و با چه هدفی می‌خواهید ارزیابی عملکرد را به حقوق و دستمزد متصل کنید؟

همانطور که بالاتر به آن اشاره کردیم، شغل‌ها دارای دو دسته خطی و اکتشافی بودند و افرادی که در این شغل‌ها مشغول به فعالیت هستند هرکدام با هدف و مهارت خاصی برای رسیدن به یک هدف مشخص استخدام شده‌اند. همچنین به این موضوع نیز اشاره کردیم که ارزیابی عملکرد برای شغل‌های خطی و وصل شدن آن به سیستم پاداش و تنبیه میتواند انگیزه بخش باشد به شرطی که معیارهای ارزیابی، معیارهای درستی باشند و باعث نشوند که افراد برای رسیدن به هدف دست به هرکاری بزنند.

بنابراین بعد از مشخص شدن معیارهای ارزیابی ما و گرفتن نتایج، مهم ترین موضوع این است که هدفی که ما می‌خواهیم بخاطر آن ارزیابی عملکرد را به حقوق و دستمزد گره بزنیم چیست؟

هر شرکتی برای هدفی بوجود آمده است و اهداف سالیانه خود را طوری تنظیم می‌کند که بتواند در مدت مشخصی به اهداف بلند مدت خود دست یابد، مسلما در بازار و وجود رقابت بین برندهای مختلف، نیاز است که افراد برای رسیدن به اهداف شرکت در مدت معلوم تمام تلاش خود را بکنند. ولی سیستم پاداش دهی و سیستم تنبیه کننده باید فلسفه و سیاست درستی داشته باشند که کارکنان از روی انگیزه و میل باطنی برای رسیدن به اهداف تلاش کنند و نه از روی اجبار و زور، در واقع جنبه‌های ارزیابی عملکرد درونی را نیز باید مد نظر قرار دهیم.

بعد از تعیین معیار و هدف گذاری، تعیین یکسری فرمول و امتیاز دهی به عملکرد است که هر شرکتی بر اساس سیاست‌های خود آن را انجام می‌دهد و فرمول جامعی که همه از آن پیروی کنند وجود ندارد. هر سازمان برای خود تعریف می‌کند که:

چه عملکردی = چه امتیازی می‌گیرد

این امتیاز = چه مفهومی دارد

این مفاهیم = چند هزار تومن ارزش دارند

آدیلار در ارزیابی عملکرد چه نقشی دارد؟

بر اساس آمارها و گزارشات جهانی، ۷۶ درصد اطلاعات شخصیتی یک فرد، در زمان استخدام او شکل می‌گیرد. آدیلار نیز یک پلتفرم مدیریت استخدام است که برای ارزیابی کردن افراد فیچرهایی از قبیل:

طراحی و ساخت هرگونه فرم ارزیابی

تعریف پارامترهای ارزیابی، امتیاز دهی و در نهایت فیلتر کردن آن

گزارش گیری از ارزیابی‌های انجام شده

آشنایی و استفاده از قابلیتهای آدیلار در ارزیابی‌های پیش از استخدام

منابع:

اهداف ارزیابی عملکرد و روش‌های انجام آن

پارامترهای ارزیابی عملکرد

خود ارزیابی چیست و چه کاربردی دارد؟

نظریه خلاقیت و غرق شدن در کار (میهای چیکسنت میهایی)

کتاب انگیزه دنیل پینک

نحوه محاسبه حقوق و دستمزد و بر اساس ارزیابی عملکرد