راهنمای مدیریت مراحل جذب و استخدام

بزرگترین مشکل سازمان‌ها در دورکاری
بزرگترین مشکل سازمان‌ها در دورکاری
جولای 1, 2020
راهنمای مدیریت مراحل فرایند استخدام

آیا تا به حال استخدام بد داشته‌اید؟ آیا به این فکر کرده‌اید که ممکن است این استخدام بد به دلیل انجام غیراصولی فرایند استخدام باشد؟ در گذشتۀ نه چندان دور به استخدام و مراحل آن توجه خاصی نمی‌شد و معمولاً مدیران با یک مصاحبه چند دقیقه‌ای فردی را استخدام می‌کردند. اما از آنجا که اهمیت نیروی انسانی در یک سازمان روزبه‌روز افزایش پیدا کرده، در نتیجه پرداختن به مقوله استخدام بسیار جدی‌تر و حرفه‌ای‌تر شده است.

جذب یک کارمند جدید در سازمان نیازمند اجرای گام‌به‌گام فرایند استخدام بوده، علاوه بر این ارزیابی فرایند جذب نیز باید در برنامه کاری وجود داشته باشد تا بتوان مشکلات استخدام را برطرف کرد. بررسی رزومه و مصاحبه استخدامی جزء گام‌های متداول پروسه استخدام هستند و صرف نظر از اندازه و عملکرد شرکت‌ها در همه جا کاربرد دارند. در این مقاله قصد داریم تا مراحل مهم در فرایند استخدام را به صورت کلی شرح دهیم و موارد بررسی شده شامل موارد زیر است :

  • مشخص کردن نیاز استخدام و تهیه برنامه استخدامی
  • نوشتن توضیحات شغلی
  • بررسی رزومه، دسترسی به تیم استخدامی و غربالگری اولیه
  • مصاحبه و سپس ارزیابی متقاضی
  • بررسی سابقه و تصمیم‌گیری
  • پیشنهاد شغلی و استخدام

مشخص کردن نیاز استخدام و تهیه برنامه استخدامی

نیاز به استخدام را مشخص کنید! فرایند استخدام در سازمان شما از این نقطه آغاز می‌شود، یعنی شما در اولین مرحله مشخص می‌کنید که سازمان شما به چه چیزی نیاز دارد. این نیاز می‌تواند پر کردن یک جای خالی باشد یا گسترش یک تیم در بخشی از سازمان. به عبارت دیگر این موقعیت شغلی جدید یا به تازگی ایجاد شده و یا اخیراً خالی شده و باید فرد دیگری جایگزین شود. این مورد را به دقت مشخص کنید زیرا بقیه موارد استخدام مستقیماً به این موضوع مرتبط می‌شوند و فرایند جذب را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

بعد از مشخص کردن دقیق نیاز استخدامی، باید یک برنامه استخدامی تهیه کنید. این برنامه استخدامی باید دقیقاً موارد نیاز سازمان و چگونگی هماهنگی نقش جدید با اهداف و برنامه کاری را مشخص کند. همچنین در این برنامه باید افراد یا تیم‌هایی که هر مرحله از استخدام را انجام می‌دهند مشخص شوند.

مدیریت جذب و استخدام و تهیه یک برنامه برای آن باید در برنامه استخدامی به صورت واضح مشخص شود و علاوه بر آن ارزیابی فرایند جذب نیز باید حتماً در این برنامه مورد توجه قرار گیرد. بهتر است راه‌های ارتباطی و میزان وظایف همه افرادی که در فرایند استخدام درگیر هستند به طور کامل و دقیق مشخص شود.

برای بهتر اجرا شدن فرایند جذب و استخدام باید نحوه تبلیغ موقعیت شغلی جدید در داخل و خارج سازمان، معیارهای غربالگری و مصاحبه استخدامی اولیه، روند بررسی رزومه و اینکه چه کسی مصاحبه نهایی را انجام می‌دهد در برنامه استخدامی مشخص شود.

نوشتن توضیحات شغلی و تبلیغ آگهی شغلی

راهنمای مدیریت مراحل جذب و استخدام

فرد یا افرادی که درگیر مدیریت فرایند استخدام هستند باید شروع به تهیه توضیحات شغلی کنند، آن‌ها باید لیستی از اولویت‌های الزامات شغلی، صلاحیت‌های موردنیاز و همچنین تجربه لازم را ذکر کنند. باید توجه داشت که در نوشتن توضیحات شغلی نباید بیش از اندازه درگیر جزئیات شد و بیشتر موارد اصلی و مهم باید در آن آورده شود، البته نباید آن‌قدر هم مختصر نوشته شود که برخی از الزامات شغلی در آن جا گذاشته شود. به خاطر داشته باشید که توضیحات شغلی باید شامل مواردی مانند اطلاعات مربوط به حقوق و مزایا و همچنین ساعت کاری باشد. به طور کلی هر چیز مهمی که از شغل مورد نظر مورد انتظار است به طور مختصر بیان شود.

بعد از این مراحل زمان آن می‌رسد که نامزدهای بالقوه واجد شرایط برای استخدام شناسایی شوند. این کار می‌تواند از درون سازمان آغاز شود یعنی از کارمندان فعلی خود بخواهید تا در بین دوستان و آشنایان، افراد واجد شرایط را معرفی کنند. اگر تصمیم دارید که با هزینه کمتر و از طریق کارمندان، نامزدها را شناسایی کنید دیگر نیازی به تبلیغ موقعیت شغلی در جاهای دیگر ندارید اما اگر علاقه دارید که از خارج سازمان نیز نامزدهایی را برای مصاحبه داشته باشید باید شروع به تبلیغ موقعیت شغلی کنید.

تبلیغات خارج سازمان می‌تواند از طرق مختلفی باشد، مجموعه شبکه‌های اجتماعی مانند فیس‌بوک و لینکدین، سایت‌های استخدامی (رایگان و غیر رایگان)، بیلبوردهای شهری، تبلیغات در روزنامه‌ها و نمایشگاه‌های شغلی می‌تواند جزء انواع این راه‌ها باشد که در طی پروسه جذب همواره باید این کانال‌های جذب را بررسی کرده و اثربخشی هرکدام را اندازه گیری نموده تا از هدر رفتن بودجه استخدامی جلوگیری شود.

بررسی رزومه، دسترسی به نامزدها و غربالگری اولیه

در این مرحله از فرایند استخدام، کارمندان استخدام باید از طریق لینکدین، دیگر رسانه‌های اجتماعی و نمایشگاه‌های شغلی مستقیماً به نامزدهای مطلوب دسترسی داشته باشند. آن‌ها از طریق بررسی رزومه‌های مختلف حداقل شرایط مورد نیاز شرکت برای هر نامزد را بررسی کرده و آن‌ها را دسته‌بندی می‌کنند. سپس تیم استخدام کننده یا مدیر جذب تصمیم می‌گیرد که چه نامزدهایی در مصاحبه تلفنی و غربالگری اولیه، و چه نامزدهایی در قسمت رزرو یا بانک رزومه شرکت قرار گیرند. این مرحله یکی از مراحل ارزیابی فرایند جذب است زیرا بسیار حساس بوده و یک اشتباه می‌تواند موجب نادیده گرفته شدن یک استعداد گردد.

غربالگری اولیه معمولاً با مصاحبه تلفنی انجام می‌شود و در فرایند استخدام این کار معمولاً به عهده کارمندان منابع انسانی سازمان است. مصاحبه تلفنی تعیین می‌کند که آیا فرد مورد نظر واجد شرایط لازم برای حضور در آن شغل هست یا خیر؟

البته این موضوع با در نظر گرفتن رسالت و فرهنگ سازمان است. مصاحبه تلفنی سبب صرفه‌جویی در هزینه می‌شود و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا لیست کاندیدها را برای مصاحبه حضوری و تأیید نهایی کوتاه‌تر و بهینه‌تر سازند.

مصاحبه و سپس ارزیابی متقاضی

نمونه از برنامه ریزی مراحل فرایند استخدام

مصاحبه استخدامی اصلی‌ترین بخش فرایند استخدام است و باید به درستی صورت گیرد. بسته به اندازه سازمان یک یا چند مصاحبه برای نامزدها محتمل است و معمولاً مصاحبه‌ها باید شامل این موارد باشد :

  • مصاحبه اولیه، معمولاً مصاحبه حضوری بین کارشناسان جذب و متقاضی بوده و درباره موضوعاتی همچون تجربه، مهارت‌ها، سابقه کار و ویژگی‌های شخصیتی است.
  • مصاحبه تخصصی، که با مدیران و یا سایر اعضای سازمان انجام می‌شود و با توجه به ارتباطات شغل مورد نظر است. مصاحبه مازاد معمولاً به صورت تخصصی‌تر انجام شده و ممکن است به صورت اینترنتی و از طریق اسکایپ یا دیگر نرم‌افزارهای آنلاین انجام شود.
  • مصاحبه نهایی، اغلب شامل گفت‌وگو با مدیر ارشد شرکت بوده و بحث‌ها با مصاحبه شونده عمیق‌تر می‌شود. همچنین تعداد کمی از نامزدها موفق به حضور در مصاحبه نهایی می‌شوند. به طور کلی از مصاحبه اولیه تا مصاحبه نهایی تعداد نامزدها کمتر و کمتر شده تا نهایتاً تعداد مشخصی به مرحله بررسی و تصمیم‌گیری راه پیدا می‌کنند.

ارزیابی فرایند جذب بدون ارزیابی متقاضی امکان‌پذیر نیست. برای ارزیابی متقاضی می‌توانید یک یا چند آزمون استاندارد را در حین مصاحبه استخدامی یا بعد از اتمام آن برگزار کنید. در این آزمون‌ها باید طیف گسترده‌ای از موارد مانند ویژگی‌های شخصیتی، توانایی حل مسئله، استدلال، درک مطلب، هوش هیجانی و دیگر موارد را اندازه‌گیری کنید.

بررسی سابقه و تصمیم‌گیری

بررسی سابقه در فرایند جذب بسیار مهم بوده و همه داوطلبان در معرض بررسی سابقه هستند. توجه داشته باشید که سابقه کیفری نامزدها بررسی شود، همچنین سوابق اشتغال و صلاحیت‌های آن‌ها از مراجع معرفی شده تأیید گردد. در برخی از سازمان‌ها بررسی سابقه فعالیت در شبکه‌های اجتماعی مهم بوده و حتی در برخی دیگر، از متقاضیان سابقه پزشکی خواسته می‌شود و گاها آزمایشات پزشکی مختلف صورت می‌گیرد. شما با توجه به شرایط شرکت خود می‌توانید هر کدام از این موارد را در مدیریت فرایند جذب و استخدام لحاظ کنید.

پس از انجام تمام مراحلی که تا کنون گفته شد نوبت به تصمیم‌گیری در مورد استخدام فرد مورد نظر می‌رسد. اگر تیم استخدام به نتیجه معینی رسیده باشد فرد برتر خود را انتخاب می‌کند و اگر هیچ یک از نامزدها را انتخاب نکند باید مشخص کنند که فرایند استخدام دوباره آغاز شود یا خیر. در صورت عدم تأیید شروع مجدد فرایند استخدام تیم استخدامب در مورد نامزدهای مطلوب مجدداً بحث می‌کند تا به نتیجه نهایی برسد. لازم به ذکر است از اطلاعات تمام افرادی که تا این مرحله تأیید شدند یک نسخه پشتیبان با نگهداری در بانک رزومه شرکت تهیه می‌شود.

پیشنهاد شغلی و استخدام

پیشنهاد شغلی و استخدام

پس از تصمیم‌گیری و تأیید نامزد برتر در مراحل پایانی مدیریت فرایند استخدام و قبل از اینکه پیشنهاد شغلی به فرد مورد تأیید داده شود، ابتدا باید از شرکت قبلی نامزد تأیید شده استعلام مورد نیاز گرفته شود. عملکرد شغلی، مسئولیت‌ها، رفتار در محل کار و موارد دیگر می‌تواند جزء پرسش‌ها باشد و می‌توانید از آن شرکت این سؤال را بپرسید که آیا مجدد این فرد را استخدام می‌کند یا خیر؟

با این سؤال به نوعی مهر تأیید فرد از شرکت قبلی را گرفته‌اید. حال در مدیریت فرایند استخدام به مرحله پیشنهاد شغلی می‌رسید. باید مواردی مانند تاریخ شروع کار، زمان پرداخت حقوق و مزایا، شرایط و ضوابط اشتغال، تجهیزات شرکت و سایر موارد را به فرد تأیید شده اعلام کنید و همچنین موارد قابل مذاکره را مشخص کنید تا در صورت تأیید نامزد منتخب تمام موارد به درستی و در نهایت صحت، مورد توافق واقع شود.

پس از اینکه پیشنهاد مورد تأیید قرار گرفت و مذاکرات به سرانجام رسید وقت آن است که فرایند پر کردن مستندات و تشکیل فرم‌ها و استخدام صورت گیرد. توجه کنید شما تا زمانی که یک فرد را به صورت کامل و با تمام توان در اختیار شرکت نداشته باشید در حقیقت استخدامی انجام نداده‌اید.

سخن آخر

تمام مواردی که در این مقاله بیان شده یک راهنمای مختصر در خصوص تعیین مراحل فرایند استخدام و هر شرکت یا سازمانی با توجه به شرایط خود می‌تواند در بعضی از مراحل مواردی را کاسته یا اضافه کند.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *