آشنایی با اتوماتیک سازی فرایند منابع انسانی
شا‌خص‌های ارزیابی عملکرد
آوریل 19, 2021
تجربه کارجو چیست و چطور میتوان آن را تقویت نمود؟
آگوست 2, 2021
اتوماتیک سازی فرایندهای منابع انسانی
اتوماتیک‌سازی فرایندها در منابع انسانی، به استفاده از فرایندهای الکتریکی و مکانیزه بدون دخالت انسان و حتی در برخی موارد، کاهش دخالت انسان در این فرایندها گفته میشود. در جریان اتوماتیک‌سازی عملکردهای سنتی در فرایندها به طور چشم‌گیری کاهش پیدا میکند.
شما با استفاده از اتوماتیک‌سازی فرایندها، میتوانید برای خودکارکردن کارهای تکراری و وقتگیر در سازمان استفاده کنید. این فناوری به شما کمک میکند تا به کارهایی که از نظر شرکت اهمیت بیشتری دارند متمرکز شوید که میتواند سبب کاهش خطاهای انسانی و در نهایت کارایی بهتر در سازمان شود.
مزایای اتوماتیک سازی فرایندهای منابع انسانی
چرا باید در اتوماسیون سازی فرایندهای منابع انسانی سرمایه‌گذاری کنید؟ چرا سازمانها برای بهبود عملکرد خود در منابع انسانی به سراغ هوش مصنوعی میروند؟ برای پاسخ به این سوال باید نگاهی به برخی مزایای اصلی اتوماتیک‌سازی منابع انسانی بیاندازیم:
- کارایی بهتر در فرایندها
منابع انسانی در سازمانها تا حدزیادی وابسته به فرایندهای کاغذی هستند. هنگامی که این فرایندها را به صورت دستی انجام دهید؛ میتواند وقتگیر، تکراری و ناکارآمد باشد. بدون شک خودکارسازی فرایندهای دستی سبب افزایش کارایی در سلسله مراتب منابع انسانی میشود. بنابراین دیجیتال‌سازی فرایندها سبب بهره‌وری بیشتر در کل فرایندهای سازمان میشود. سپس سازمان میتواند انرژی بیشتری را صرف کارهای ضروری دیگر کند.
- صرفه جویی در زمان
تیم‌های منابع انسانی همزمان وظایف و مسئولیت‌های زیادی را برعهده دارند که خودکارسازی برخی فرایندها در این حوزه سبب میشود تا منابع انسانی به سایر فعالیت‌های مهم در سازمان بپردازند و این فرصت را دارند تا زمان خود را به کارهایی اختصاص دهند که اهمیت بیشتری دارند. بنابراین تسریع فرایندهای منابع انسانی میتواند منجر به افزایش کارآیی و عملکرد بهتر در سازمان شود.
- ارزیابی اطلاعات
اتوماتیک سازی فرایندها به شما این امکان را میدهد تا اطلاعات مختلف را شناسایی، جمع آوری و تحلیل کنید. همچنین این امکان را فراهم میکند تا گزارشاتی را بر اساس اطلاعات طبقه‌بندی شده خود ایجاد کنید. و در نهایت میتوانید از آنها در جهت بهبود فرایندهای منابع انسانی استفاده کنید.
- کاهش خطاهای انسانی
استفده از کاغذ و فرایندهای دستی میتواند زمینه ساز خطاهای انسانی در شرکت شود و خودکارسازی فرایندها به راحتی این امکان را فراهم میکند تا کارها با سرعت بیش تری انجام شوند و احتمال خطای انسانی کاهش یابد.
- کاهش هزینه ها
به دنبال از بین بردن خطاهای انسانی، هزینه های مدیریت منابع انسانی به طور موثری کاهش میابد. چنانچه اگر اتوماتیک‌سازی هزینه بالایی داشته باشد در طولانی مدت ارزش خود را نشان میدهد.
- بهبود ارتباطات و همکاری‌ها
اتوماتیک‌سازی فرایندهای منابع انسانی، یک نمای کلی از کلیه فرایندها را به شما ارائه میدهد. این امر به درک مسئولیت‌های یکدیگر در سازمان کمک میکند و باعث بهبود ارتباطات و کار گروهی میشود.
- کاهش مصرف کاغذ
فرایندهای مبتنی بر کاغذ مستلزم چاپ، بایگانی و ذخیره آنها میباشد. اتوماتیک‌سازی فرایندها هزینه‌های مرتبط با این امر را کاهش میدهد. در نتیجه نیاز شما به فضای ذخیره سازی را به حداقل میرساند به نحوی که به راحتی با فشردن یک دکمه میتوانید به این اطلاعات دست پیدا کنید.
- امنیت داده ها
هوشمندسازی فرایندهای منابع انسانی به معنای استفاده از نرم افزاری است که به شما این امکان را میدهد از اطلاعات مهم خود در سرویس های ابری پشتیان تهیه کنید.
معایب اتوماتیک سازی فرایندها
- نیاز به اموزش
در حالی که اتوماتیک سازی فرایندها در منابع انسانی تحول بزرگی را ایجاد میکند؛ شرکت ها مجبورند هزینه های زیادی را بر روی نرم افزار مورد نیاز سرمایه گذاری کنند و سپس کارمندان خود را برای استفاده از این تکنولوژی آموزش دهند. بنابراین ابتدا میبایست تیم‌های منابع انسانی را برای استفاده از فناوری مرتبط آماده کرد و به آنها آموزش های لازم داده شود.
- تعامل کمتر با کارجو
فرایندهای منابع انسانی ذاتا انسان محور هستند. برای تشخیص قابلیت های افراد و جذب آنها مدیران منابع انسانی باید با کارجوها تعامل داشته باشند اما در اتوماتیک‌سازی فرایندها این تجزیه و تحلیل توسط نرم افزار صورت میگیرد و افراد صرفا براساس تگ‌ها کلی ارزیابی میشوند که این امر نمیتواند داستان کامل یک فرد و جزئیات توانایی آنها را بیان کند.
چه فرایندهایی در منابع انسانی میتواند اتوماتیک شود؟
- استخدام
جذب و استخدام، نقطه ورود سرمایه و نیروی انسانی به سازمان میباشد که هرچه این فرایند به طور مطلوب‌تری انجام شود؛ افراد بهتر و بهینه‌تری شناسایی و در سازمان استخدام میشوند. بخش منابع انسانی ساعت‌های زیادی را صرف تلاش برای جمع آوری اطلاعات لازم برای استخدام افراد میکنند. طی فرایند جذب و استخدام، منابع انسانی باید اطلاعات و مدارک زیادی از جمله رزومه کارمند جدید، شرح وظایف و …. را حفظ کند که در اکثر اوقات همه این اطلاعات فرایندهای کاغذی هستند که بین افراد مختلف در سازمان دست به دست شده تا به نتیجه مطلوب برسند.
علاوه بر موارد گفته شده، حجم زیاد اطلاعات در این حوزه ملزم به صرف هزینه و زمان زیادی برای بررسی، پاسخگویی و برنامه ریزی درست میباشد. انجام فرایند استخدام به صورت خودکار میتواند سبب کاهش خطاهای انسانی و بهبود وضعیت استخدام در بین بخش‌ها شود.
اما اتوماتیک سازی فرایندها چگونه میتواند سبب شود تا سازمانها در کوتاه‌ترین زمان به بهترین گزینه‌ها در فرایند جذب و استخدام دست یابند؟
به طور کلی در بیشتر موارد، مراحل استخدام در هر سازمان شامل موارد زیر است:
- ارسال آگهی شغلی
- دریافت رزومه ها
- گزینش رزومه ها بر اساس معیارهای سازمان
- ارزیابی قبل از استخدام
- اولویت بندی کارجوها بر اساس معیارهای تعیین شده
- ارسال ایمیل به کارجو
تصور کنید روزانه با حجم زیادی از اطلاعات مواجه میشوید که به خاطر عدم دسته‌بندی آنها نیاز دارید زمان زیادی صرف کنید تا بتوانید برنامه‌ریزی و هماهنگی‌های لازم را انجام دهید. با وجود این حجم اطلاعات سازمان نیاز دارد تا فردی را برای یکی از تیم های خود استخدام کند در اینجا فرایند استخدام شروع میشود؛ آگهی مربوطه در کانال های مورد نظر گذاشته میشود و پس از این اطلاع‌رسانی با انبوهی از رزومه‌های متعدد رو به رو میشوید که نیاز است هرکدام به صورت جداگانه بررسی و اطلاعات تماس آنها به طور جداگانه تفکیک شود. بنابراین زمان زیادی صرف میشود تا هر کدام از رزومه‌ها به صورت جداگانه بررسی شوند.
حالا تصور کنید سازمان در یک بازه زمانی، همزمان به چند نفر در تیم‌های مختلف احتیاج دارد. رزومه‌های دریافتی بدون دسته بندی مشخص به صورت پراکنده برای شما ارسال میشود که قبل از ارزیابی، زمان زیادی صرف میشود تا هماهنگی های لازم برای مصاحبه انجام شود.
مراحل استخدام به این صورت میتواند دشوار و زمان گیر باشد و شما را از پرداختن به دیگر کارهای ضروری بازدارد تا در نهایت فرد موردنظر سازمان را استخدام کنید و این مراحل برای هر استخدام دیگر در سازمان مجددا تکرار میشود.
زمانی که این فرایندها اتوماتیک نباشند، شما برای تمامی مراحل، از دریافت رزومه تا گزینش کارجو، زمان زیادی را صرف میکنید تا با هماهنگی های لازم استعداد مورد نظر سازمان را جذب کنید. تصور کنید تمام پروسه استخدام مبتنی بر کاغذ پیش برود و این به معنای انبوهی از مدارک، فرم های گمشده، عدم ارتباط کارجو با بخش های مورد نظر و ناآگاهی از روند استخدام وی میباشد.
با اتوماتیک سازی این فرایندها تمام اطلاعات در فضای ابری بارگذاری و ذخیره میشوند. در نتیجه برای دسترسی به هرکدام از اطلاعات و ارزیابی انها زمان و هزینه کمتری صرف میشود تا افراد کارآمدتری در سازمان جذب شوند. همچنین این امکان فراهم میشود تا ایمیل‌های خودکار برای کارجوها ارسال شود و آنها از وضعیت درخواست خود آگاه شوند.
بهترین ابزارهای اتوماتیک سازی منابع انسانی کدامند؟
پاسخ به این سوال بستگی به این دارد که شما در یک ابزار اتوماتیک سازی به دنبال چه چیزی باشید و چه مشکلی را میخواهید حل کنید؟
این ابزار باید با راه حل‌های شما سازگار باشد و استفاده از آن با حداقل آموزش ممکن و ساده باشد. برخی از ابزارهای معروف اتوماتیک‌سازی HR شامل موارد زیر است:
یک نرم افزار مدیریت مرخصی است که برای درخواست مرخصی، مرخصی استعلاجی و سایر مرخصی ها استفاده میشود.
بستری است برای ورود داده‌ها و اطلاعات تیم‌های منابع انسانی، حقوق و دستمزد، مدیریت حسابداری و… که به شما این امکان را میدهد تا همه چیز را به راحتی در یک مکان ذخیره کنید و بر اساس آن گزارشاتی ایجاد کنید.
از طریق آن میتوانید مدارک جدید استخدامی، پروند‌ه‌های کارمندان را مدیریت کنید و از این طریق یادآوری‌های لازم را به افراد ارسال کنید.
پلتفرمی برای مدیریت نیروی کار، زمان حضور و غیاب و مدیریت حقوق و دستمزدها میباشد این نرم افزار دید دقیقی از نیروی کار سازمان به شما میدهد و تصمیم گیری، برنامه ریزی و کارایی را در سازمان بهبود میدهد.
به عنوان پلی میان منابع انسانی و فناوری اطلاعات عمل میکند که به سازماندهی استخدام، حضور و مرخصی ها کمک میکند.
اتوماتیک‌سازی فرایندها در ایران
برای اینکه یک فناوری به بهترین شکل ممکن ظاهر شود به بستری احتیاج داریم تا بتوانیم زیرساخت های موردنیاز آن را فراهم کنیم. در بسیاری از حوزه ها در ایران شاهد ورود این فناوری و تاثیرات شگف‌انگیز آن بر روی روند کاری سازمانها هستیم.
در حوزه منابع انسانی به تازگی تحولاتی رخ داده است که البته این تنها شروع راهیست برای پیشرفت در این مسیر.خیلی از سازمانها برای افزایش بهره‌وری، صرفه جویی در زمان و هزینه خود و به خصوص مدیریت و یکپارچه سازی اطلاعات خود به اتومتیک سازی فرایندها روی آورده اند.
اتوماتیک سازی در برخی سازمان ها هنوز رسمیت پیدا نکرده است و سازمانها ترجیح میدهند که روند دستی و سنتی را که از پیش به آن عادت کردند ادامه دهند. علاوه بر این بسیاری از سازمانها امر آموزش در کنار تکنولوژی را ضروری نمیدانند.
در حالی که آموزش صحیح از نحوه استفاده از تکنولوژی و آماده سازی افراد برای به کارگیری آن در فرایندهای مختلف سبب میشود تا تکنولوژی به طور موثرتری در فرایندها کمک کند. امروزه در ایران شاهد فعالیت‌های بیشتری در خصوص اتوماتیک سازی فرایندها هستیم و بی شک این امر میتواند زمینه‌ساز پیشرفت‌های چشم‌گیری در سازمانها شود. تیم‌های منابع انسانی نیز توانسته اند با ورود این فناوری عملکرد منابع انسانی را بهبود بخشند و متمرکز‌تر از قبل برای فرایندها برنامه‌ریزی دقیق‌تری ارائه دهند.
منابع
